De ce ar trebui să nu mai folosiți Excel?

Ori de câte ori un utilizator îmi cere ajutorul spunând o propoziție care începe cu "Am o foaie Excel partajată care..." sau "Am un Excel cu o macro care...", personal, primul lucru care îmi vine în minte este "Nu folosești instrumentul potrivit". Ai nevoie de ceva, ceva de care poate nici măcar nu știi că ai nevoie (probabil o bază de date sau un software) care ar trebui să acopere acea funcție. Și cum știi dacă ai nevoie de un alt instrument?

Lucruri pe care o companie nu ar trebui să le facă cu Excel

- Efectuați calculele (structuri, instalații, infrastructuri...) în Excel.

- Realizarea ofertelor, gestioneazărea comenzilor, lansarea notelor de livrare cu Excel.

- Creați, partajați și stocați rapoarte și rapoarte în Excel.

- Gestionațiți proiecte cu Excel, Kanban în Excel, Gantt în Excel.

- Evidența personalului, a absenteismului, a pontajelor și a concediilor în Excel.

- Stochează informațiile despre clienți și furnizori în Excel.

- Bazează-ți contabilitatea și planificarea strategică pe Excel.

Dar asta nu e tot, iată 6 motive pentru care ar trebui să nu mai folosiți Excel și să căutați un instrument care să se potrivească mai bine nevoilor dumneavoastră.

1. Excel este un simplu tabel. Nimic nu vă împiedică să tastați din greșeală o celulă greșită sau să mutați sau să copiați date și să pierdeți date.

2. Viteza unei foi de calcul Excel nu poate fi comparată cu cea a utilizării unui instrument de dezvoltare. Operațiuni precum căutările pe mai multe mii de rânduri, care sunt prohibitive în Excel, sunt executate fără efort în software. Atunci când efectuați o interogare cu Excel, aceasta durează în medie 3 minute, în timp ce cu alte programe puteți efectua aceeași interogare în 0,3 secunde.

3. Fișele Excel pot fi foarte mari și pot acumula cantități uriașe de date. Dar chiar și așa, nu este nimic în comparație cu ceea ce poate fi stocat într-o bază de date dezvoltată. În plus, chiar dacă puteți stoca cantități mari de date în Excel, nu puteți gestionează datele în mod corespunzător, căutările sunt lente și este ușor să faceți greșeli și să obțineți rezultate greșite.

4. Într-o foaie Excel nu puteți efectua nicio acțiune automată sau primi alerte interne. Sistemul este pasiv, nu vă informează și nu efectuează acțiuni, puteți doar să introduceți și să completați/interogați date. În schimb, o dezvoltare de software poate avea în vedere orice număr de fluxuri de lucru, indiferent de complexitatea acestora (acest lucru nu este posibil într-o foaie de calcul).

5. O foaie Excel nu este nimic mai mult decât un tabel. Indiferent cât de mult îl colorați sau îi modificați proprietățile, nu se poate compara niciodată cu interfața pe care o puteți obține cu o aplicație sau cu un site web.

6. În cadrul unei dezvoltări de software se definește ce utilizatori sau grupuri de utilizatori au acces la ce informații și ce acțiuni poate efectua fiecare dintre ei.

Această securitate nu este posibilă cu o foaie Excel. Foaia Excel este un adversar greu de învins. În primul rând, pentru că utilizarea sa este înrădăcinată în utilizator. Simt că îl pot personaliza și configura în funcție de nevoile lor. Este simplu, este familiar, se simt confortabil să îl folosească. Problema nu este foaia Excel, care, de altfel, este un program foarte bun și puternic (haideți, am recunoscut în sfârșit acest lucru, în adâncul sufletului îl iubesc și eu).

Problema este utilizarea și abuzul de foi Excel. Așa cum spunea mama mea, când ai o singură undiță, dintr-o dată totul pare un cârlig. Foile de calcul sunt, pe scurt, programe care ne permit să asamblăm rapid "mici utilități". De fiecare dată când cineva folosește o foaie Excel, se întâmplă pentru că un program (sau, de fapt, un dezvoltator) nu i-a oferit ceea ce avea nevoie. Foaia de calcul Excel este resursa la care apelezi atunci când nu ai "nimic mai bun".

Prin urmare, într-un cadru de îmbunătățire continuă, foaia Excel va fi întotdeauna una dintre verigile slabe și va fi inevitabil eliminată.

În afară de calcule rapide sau de realizarea câtorva grafice, nu ar trebui să fie nevoie să folosim foi Excel. De asemenea, poate fi utilă ca o schiță sau o primă soluție pentru ceea ce va deveni ulterior o dezvoltare specifică, dar o foaie de calcul nu trebuie niciodată considerată o soluție permanentă. Cu atât mai puțin ca soluție optimă sau dezirabilă. Desigur, în niciun caz nu trebuie să vă bazați procesele fundamentale ale sistemului dvs. de afaceri pe foi de calcul Excel.